Endlich aufräumen -
Wie mittelständische Unternehmen die Wirtschaftsflaute sinnvoll nutzen können
von Iris Rommel

Gute Auftragslage in mittelständischen Unternehmen bedeutet immer etwas Atemlosigkeit in dem Bemühen, das Unmögliche für den Kunden möglich zu machen. Denn das ist der große Wettbewerbsvorteil der Mittelständler, die individuelle Kundenbeziehung, die vor allem durch flexibles Handeln im Unternehmen möglich gemacht wird.

Wir wollen die Krise nicht beschönigen und schon gar nicht schönreden. Aber für Mittelständler, deren strategische Ausrichtung grundsätzlich weiterhin stimmt und die an ihren Markt glauben, bietet die aktuelle Wirtschaftssituation Chancen.
In Zeiten der Existenzängste richten sich - getrieben von archaischen Impulsen - oft alle Energien auf die Sicherung der Nahrung. In Unternehmenssprache heißt das: alle Energie in den Vertrieb. Diese Krisenintervention ist sicher nicht falsch, aber nicht immer wirksam, wenn bei den potenziellen Kunden einfach gerade keine Bereitschaft vorhanden ist, Geld auszugeben für Ihr Produkt.
Qualifizieren heißt die zweite, wirklich intelligente Krisenstrategie vieler deutscher Mittelständler, gestützt durch das arbeitsmarktpolitische Instrument Kurzarbeit. Auch das ist gut und richtig.

Es gibt aber noch eine dritte Möglichkeit, sinnvoll die Flaute zu nutzen, und die heißt: endlich aufräumen!

Bei jedem erfolgreichen Mittelständler häufen sich die internen Baustellen, die angegangen werden müssten, wenn mal mehr Zeit wäre. Jetzt ist Zeit einen Boxenstopp durchzuführen:

  • Wo steht mein Unternehmen jetzt?
  • Was sind seine Stärken?
  • Wo sind die Optimierungspotenziale und Baustellen?
Wenn Ihre Unternehmensrealität der letzten Jahre durch Wachstum und Erfolg am Kunden geprägt war, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die internen Prozessveränderungen nicht im selben Tempo mitgewachsen sind. Viele Schnittstellen bleiben ungeklärt - einige Informationswege undurchsichtig und Projekterfolge personenabhängig.

Interne Reibungsverluste und Mitarbeiterzufriedenheit
Wachstum produziert auch oft Frust auf Mitarbeiterseite, wenn Lieferziele immer nur mit Überstunden und Chaosmanagement gehalten werden können.
Irgendwann ist der Appell an die Mitarbeiter "Würdest Du noch mal am Samstag kommen?" erschöpft.
Besonders ärgerlich sind solche Noteinsätze dann, wenn sie durch gute interne Planung und Kommunikation zu vermeiden gewesen wären.

Mitarbeiterfrust, ausgelöst durch interne Reibungsverluste, sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden. Mancher Wechsel guter Fachkräfte ist weniger durch das Gehalt motiviert, sondern durch die Hoffnung, beim neuen Arbeitgeber geordnete Binnenverhältnisse vorzufinden.
Fachkräftemangel war - und bleibt - das personalpolitische Thema des Mittelstands.

Interne Reibungsverluste sind teuer
Interne Reibungsverluste durch unklare Prozessabläufe und Zuständigkeiten, oder durch mangelnde Kommunikation sind nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.
In Erwartung einer Zukunft, für die die meisten von uns annehmen, dass Auftragsvolumen und Margen tendenziell kleiner werden, ist es nicht mehr passend, nonchalant über interne Produktivitätsverluste hinwegzusehen.

Die Produktivitätssteigerungen durch interne Prozessoptimierung können in Zukunft genau die Prozente zur Rendite beitragen, die Ihr Unternehmen zur nachhaltigen Zukunftssicherung braucht.

Es ist also eine gute Zeit, sich jetzt folgende Fragen zu stellen:
  • Stimmen Ihre Ablaufprozesse? Stimmen Ihre Strukturen?
  • Stimmt Ihre Qualität?
  • Stimmt Ihr Klima? Stimmt die Mitarbeitermotivation?
  • Stimmt Ihre Produktivität, stimmt die Rendite?
 Nutzen Sie die Flaute, um wichtige interne Baustellen anzupacken.

Rolle Management
Das Management, auch wenn es aus anderen Fachqualifikationen kommt, wird jetzt mit "echten" Management-Kompetenzen gebraucht. Die Führungscrew steht vor der Aufgabe, sich Know-how zu effizienten Ansätzen der Unternehmensoptimierung aufzubauen.

Kompetenz "Methoden für Mittelständler"
Es gibt viele wirksame Methoden zur internen Unternehmensoptimierung, die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können, allerdings funktioniert nicht alles überall. Gerade kleinere Unternehmen müssen kritisch überprüfen, ob manche Organisationslösungen nicht einfach eine Nummer zu groß - oder überflüssig - für sie sind.
Der Königsweg ist hier nicht, auf die Einführung von Systemen und Strukturen zu verzichten, sondern sie "schlank" zu machen, bis sie für Ihre Unternehmensgröße passen.

Erst denken - dann handeln
Wer etwas für die interne Unternehmensentwicklung tun will, sollte nicht einfach loslegen, sondern sich auch für interne Projekte eine klare Zielsetzung festlegen und einen seriösen Aktionsplan erstellen.

Problemanalyse
Am Anfang steht - wie bei jedem guten Projektmanagement - die Frage nach der Wichtigkeit. Bei Investitionen in interne Optimierungsaktivitäten stellen wir oft fest, dass die Entscheidung nicht auf einer objektivierten Problemanalyse basiert, sondern den lautesten Unmutsäußerungen geschuldet ist. In der Unzufriedenheit und dem Ärger über interne Probleme wird oft eher die Symptomebene beschrieben. Sie sollten aber bei den Ursachen des Problems mit der Lösung ansetzen.
Prüfen Sie an dieser Stelle auch kritisch, ob "Trends", die Sie in Ihrer Branche beobachten, auch für Sie wirklich passen. Nur weil alle es tun, muss es Ihr Unternehmen nicht weiterbringen.

Projektplan "Veränderungsprozess"
Wenn Sie wissen, wo Sie Ihre Investition in interne Unternehmensentwicklung ansetzen werden. gestalten Sie das Vorhaben als Veränderungsprojekt. Damit Sie echte Verbesserung erleben, brauchen Sie nicht nur neue Systeme, sondern auch verändertes Verhalten bei Mitarbeitern, die die Systeme nutzen. In einem ganzheitlichen Projektplan werden Schulungen und Informationsveranstaltungen mitgedacht.

Aufräumarbeiten bringen nicht immer Spaß, aber aufgeräumt zu haben, macht ein gutes Gefühl. Hinterher - wenn's denn wieder losgeht mit der Wirtschaft und Sie wieder alle Energie am Kunden brauchen.