Projektarbeit als Spiegel des Unternehmens
von Iris Rommel

Ohne Projekte geht nichts mehr im Unternehmensalltag.
In Projekten werden strategische Positionierungen, Zukunftsinvestitionen, Kundengeschäfte und Produktentwicklungen umgesetzt – alles zentrale Hebel in erfolgreichen Unternehmen.

Projektarbeit gewinnt in Unternehmen eine ständig wachsende Bedeutung parallel zur Linienarbeit. Wir möchten Sie ermuntern, Projekte nicht nur durchzuführen, sondern dieses Werkzeug auch gut zu pflegen. Mit jeder Investition in die Pflege der Arbeitsform Projekt entwickeln Sie gleichzeitig Ihr ganzes Unternehmen weiter.

Wo können Sie starten?

Nutzen Sie Ihre Projekte als Indikator, um auf unaufwändige Art und Weise die wichtigsten Bedarfe in Ihrem Unternehmen zu identifizieren.
So ähnlich ist es mit unseren Arbeitstagen – ohne ein klares Bild, was Sie an diesem Tag, in dieser Woche, in diesem Monat, in diesem Jahr erreichen wollen, können Sie nicht dafür sorgen, dass Sie Ihre produktivsten Arbeitsstunden genau zu diesem Zweck einsetzen werden.

  • Evaluieren Sie die drei wichtigsten Projekte, die Ihr Unternehmen jüngst abgeschlossen hat.
  • Werten Sie mit dem Projektteam aus: Was war in der Projektabwicklung gut gelaufen? Was kann verbessert werden?
  • Setzen Sie die drei größten Probleme auf Ihre Arbeitsliste zur Unternehmensentwicklung.

Projekte sind der Mikrokosmos des Unternehmens.
Deshalb können Sie davon ausgehen, dass die von Ihnen herausgearbeiteten Optimierungsmöglichkeiten in der Projektarbeit dem ganzen Unternehmen gut tun werden.

Hier einige Beispiele aus unserer Beratungspraxis

Personalentwicklung

Wenn im Unternehmen immer dieselben Personen mit Projektleitungen betraut werden, investiert das Unternehmen zu wenig Energie in systematisierte Personalentwicklung.
Dann gleicht dieses Unternehmen einer alternden Nationalmannschaft, die sich zu lange auf wenige Stars verlassen und die Nachwuchspflege versäumt hat.

Projekte sind das große Chancenprogramm für die nächste Führungsgeneration.

  • Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei der Besetzung der Projektleitung nach Talenten in der zweiten Reihe zu suchen.
  • Stellen Sie Ihren Leistungsträgern der zweiten Reihe Weiterbildungsmöglichkeiten „Projektmanagement“ zur Verfügung.
  • Sollte für die Junior-Projektleitungen die Jacke noch etwas groß sein, können Sie Ihre erfahrene Projektleitungen als interne Projektcoaches einsetzen.

Kapazitätenplanung

Wenn Projektarbeit immer zusätzlich zum Tagesgeschäft und zur Linienverantwortung stattfindet, ist die Unterversorgung des Projekts und der Burn-out Ihrer Leistungsträger vorprogrammiert.
Viele Unternehmen fragen in der Planungsphase von Projekten ausschließlich nach dem Kostenbudget und übergehen mit Nonchalance die Planungskategorie „Zeitaufwand interne Mitarbeiter“.
Was würde es bedeuten, den realen, internen Zeitbedarfen ins Auge zu sehen?

Projektarbeit konfrontiert das Unternehmen mit seinen Grenzen.
Bitte prüfen Sie folgende Fragen:

  • Wissen Sie, wie viel % Produktivität zurzeit in Ihrem Unternehmen in
    Projektarbeit und in Linienarbeit aufgewandt wird?
  • Verfügen Sie über Kennzahlen, wie viel interne Personalkapazitäten in
    Projektarbeit gebunden sind?
  • Verfügen Sie über differenzierte Kennzahlen, die zwischen Kundenprojekten
    und Projekten zur Weiterentwicklung des Unternehmens
    unterscheiden?
  • Ist Ihre strategische Planung mit der Entscheidung über Projektinitiierungen
    verknüpft?

Defizite in der Projektplanung implizieren oft Hausaufgaben fürs Unternehmen im Bereich Strategiearbeit und Controlling.
Vielleicht steht eine grundsätzliche Klärung im Managementteam an, welche Projekte aus strategischer Perspektive die wichtigsten sind und wie viel Projektarbeit sich das Unternehmen leisten kann. Vielleicht muss das ein oder andere Vorhaben gestrichen werden zugunsten einer Fokussierung aller Energien auf wenige Projekte. Vielleicht müssen Sie in den sauren Apfel beißen und zusätzliche Mitarbeiter einstellen, wenn die Projekte erfolgreich sein sollen. An die Arbeit!

Entscheidungs- und Kooperationskultur

Projekte sind ein wunderbarer Indikator für gefühlte Unternehmenskultur.

  • Wie gut fühlt sich das Tandem Auftraggeber-Projektleitung wechselseitig verstanden und unterstützt?

Hat nur der der Auftraggeber die wirtschaftliche Dimension des Projekts im Blick und das Projektteam verwirklicht sich fachlich in der Projektarbeit – ohne Blick auf die Rentabilität? Dann steht es in Ihrem Unternehmen an, die Budgetverantwortlichkeit auf größere Personenkreise auszuweiten und in der Führungskräfteentwicklung betriebswirtschaftliche Kompetenzen zu vermitteln.

Das Projektteam hat sich intensiv mit einem Thema auseinandergesetzt und hat den Anspruch auf ein professionelles Entscheiderteam.
Wie kompetent und wertschätzend nehmen die Projektteams Ihre Auftraggeber wahr?

Prüfen Sie Ihre Professionalität in der Auftraggeberrolle:

  • Habe ich mir ausreichend Zeit genommen, um die eingereichten Entscheidungsvorlagen zu studieren und die relevanten Fragen vorzubereiten?
  • Wie gehe ich mit meiner Enttäuschung, meiner Zufriedenheit um?
  • Gelingt es mir, mein Feedback zum Projektergebnis für ein Coaching des Projektteams zu nutzen?
  • Haben wir ausreichend Zeit in der Agenda des Entscheiderkreises eingeplant,
  • um die Diskussion in der notwenigen Tiefe zu führen?

Ein Lenkungskreis, der überreife Entscheidungen zu lange schiebt oder unreife Entscheidungen zu schnell fällt, wird von den Projektleitern nicht als unterstützender Partner, sondern als latentes internes Projektrisiko wahrgenommen.

Herausforderung Multiprojektmanagement

Manchmal stimmt eigentlich alles im Unternehmen – das Vertrauen, die Kommunikation, das Engagement. Und trotzdem wird es schwierig, den Überblick über die vielen Aktivitäten zu behalten.
Wenn ein Unternehmen immer größere Anteile seiner Produktivität in Projekte packt, wächst der Bedarf eine PM-Software zu installieren, mit der sowohl die Abwicklung als auch die Steuerung der Projekte unterstützt wird.
Natürlich ist ein solcher Schritt ungeliebt – weil aufwändig – und will gut vorbereitet sein. Welches IT-Tool passt zu uns?

Es geht darum, sich auf die Suche nach dem Tool mit der richtigen Kragenweite für Sie zu machen. Glücklicherweise hat sich mittlerweile auch der Bedarf für sogenannte „Kleinprojekte“ in Abgrenzung zu großen Industrieprojekten durchgesetzt und es gibt Alternativen zu den mächtigen IT-Programmen der ersten Stunde.